안녕하세요! 지랩스 사업팀 지애입니다 :)
더 쉬운 공간 운영을 위한 공간관리솔루션 가젯(gadjet)으로 공유 오피스를 운영하고 있는 공유 오피스 가라지(GARAGE) 매니저님들의 실제 업무 팁을 쏙쏙 뽑아서 가젯 이용자분들께 소개해드릴게요!
이 포스팅은 2022년 8월 기준으로 작성되었으며, 추후 변경되는 UI와 다를 수 있는 점 참고부탁드려요.
가젯의 대관/대여 기능은 크게 관리와 예약내역으로 나뉘어있습니다.
대관/대여 부분은 한 번 설정하면 크게 변동되지 않는 특징을 가지고 있지만 그만큼 첫 설정에 꼼꼼히 등록해두는 것이 중요하다고 합니다.
그러면 먼저 [관리] 부분부터 살펴볼게요!
⚙️ 관리
가라지는 회의실, 이용 집기 이용 등 뿐만 아니라 주차도 대여/대관을 통해 서비스를 제공하고 있습니다. 주요 역 인근에 위치해있다보니 외부에서 손님이 오실 때에 보통 주차를 일시적으로 이용하고자 하는 경우가 있기 때문인데요. 지점에 따라 다르지만 건물 지하 혹은 인근에 있는 주차장을 예약해서 사용할 수 있다는 점 덕분에 높은 만족도를 얻고 있습니다.
1. 새로운 대관/대여 아이템 추가하기
대관/대여 리스트에 공간 혹은 대여 물품을 추가할 때 입력해야하는 내용을 먼저 소개할게요.
- 이름
지점 매니저와 이용 멤버가 편하게 아이템을 확인할 수 있도록 이름을 적을 수 있습니다. 예시 이미지에는 '3F 회의실 A'라고 적어두었는데요. 가젯에서 이용하는 '크레딧'을 이용해 예약해 시간단위로 사용할 수 있는 아이템이라면 무엇이든 등록해 관리할 수 있습니다.
- 색
이름을 적은 뒤에는 해당 공간 혹은 아이템에 색을 부여할 수 있는데요. [예약 내역]에서 이용 일정을 확인할 때 더 쉽게 파악할 수 있는 역할을 합니다. 가라지는 회의실과 아이템마다 다른 색을 부여해 구분하고 있습니다.
- 이용 시간
해당 아이템을 이용할 수 있는 시간을 설정합니다. 24시간 이용 가능한 경우를 위해 한 번에 설정 가능한 버튼이 있습니다. 지점에 매니저가 근무하지 않는 주말에도 이용할 수 있는 경우에는 [주말이용]을 설정해두면 편리합니다.
- 크레딧/30분
멤버의 이용 편의를 위해 30분 단위로 최소 시간을 설정해두었습니다. 해당 아이템을 이용할 때 지불해야하는 크레딧을 설정할 수 있습니다. 가라지는 회의실의 크기와 상관없이 같은 크레딧을 부여하고 있습니다.
- 결제 크레딧
운영사의 운영 정책에 따라 예약에 사용할 크레딧을 세분화해 설정할 수 있습니다. 가라지는 [회의실] 대여가 아닌 경우 [구매] 혹은 [마일리지] 크레딧만 결제에 사용할 수 있는 아이템도 있습니다.
| 크레딧 종류 | 계약 | 구매 | 마일리지 |
| 설명 | 계약에 따라 정기적으로 부여되는 크레딧입니다. 월간 / 주간 중 운영사의 정책에 따라 제공됩니다. | 이용자가 별도로 구매한 크레딧입니다. 가젯 앱에서 결제해 구매할 수 있습니다. | 운영사에서 이벤트 등의 목적으로 별도로 제공하는 크레딧입니다. |
* 1크레딧 = 1원
- 이용 안내
대여 및 대관 이용 시 확인이 필요한 내용을 작성합니다. 글자수에 제한은 없으나, 되도록 200자가 넘지 않도록 간결하게 작성하고 있습니다.
- 사진
아이템을 확인할 수 있도록 대표 이미지를 설정합니다.
2. 대관/대여 아이템 확인하기
아이템을 추가하고나면 대여/대관 [관리] 리스트에 이렇게 입력한 내용이 설정되어 보여집니다.
그럼 이제 다시 한 번 확인을 해볼까요?
• 아이템의 이름은 정확한가요?
• 이용 가능한 시간은 잘 설정되었나요? 주말 이용 가능 여부도 올바른가요?
• 크레딧 가격은 운영 정책에 맞게 설정되었나요?
• 결제 가능한 크레딧의 종류는 올바른가요?
• 이용자에게 안내할 내용은 충분히 기재되었나요?
혹시 기재된 내용이 잘못되었다면, 오른쪽의 [더보기] 버튼을 눌러 수정해 주세요.
🗂 예약내역
지점매니저들은 예약 내역을 꼼꼼히 살피며 미리 준비가 필요한 내용이 있거나, 요청 받은 사항이 무엇인지 챙겨야 합니다. 회의실의 디스플레이와 연결하는 호환잭, 미팅에 사용할 보드마카 혹은 지우개에 이상이 있지는 않은지, 예약되어 있는 주차 구역에 외부 차량이 주차를 하진 않았을지 확인하며 이용자가 더 편하게 이용할 수 있도록 살핍니다.
미팅이 끝난 회의실의 경우에는 예약이 빈 시간 동안 환기를 위해 창문과 문을 열어두기도 하고, 뒷정리를 하기도 하죠. 사용한 기자재는 반출 전, 반납 후 꼼꼼히 상태를 살펴보고 다음 이용을 위해 정리합니다.
아무래도 실제 공간과 물품을 다루는 서비스인 만큼 매니저가 더 꼼꼼히 챙겨봐야 하는 부분이기도 합니다. 가라지 매니저들은 출근해서 꼭 하는 일 중 하나가 오늘의 대관/대여 내역을 확인하는데요. 하루동안 챙겨야하는 것들을 효율적으로 계획할 수 있어 업무 루틴으로 추천드립니다.
공유 오피스 GARAGE를 책임지고 있는 운영팀 매니저들이 가젯을 사용하고 있는 방법을 조금 살펴보았는데, 도움이 되셨다면 좋겠네요!
이다음에는 '공간 관리'와 관련한 팁으로 돌아올게요!
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