GARAGE 팀의 gadjet 활용 팁 2 - [EASY] 더 쉬운 증빙 발행과 관리

안녕하세요! 지랩스 사업팀 지애입니다 :)

더 쉬운 공간 운영을 위한 공간관리솔루션 가젯(gadjet)으로 공유 오피스를 운영하고 있는 공유 오피스 가라지(GARAGE) 매니저님들의 실제 업무 팁을 쏙쏙 뽑아서 가젯 이용자분들께 소개해드릴게요!

 

이 포스팅은 2022년 7월 기준으로 작성되었으며, 추후 변경되는 UI와 다를 수 있습니다.

 

1. 청구서 관리 🧾

가젯에서 계약서를 만들면 시작 시점부터 종료 시점까지 청구서가 자동으로 만들어져 메일로 전달될 준비를 합니다.

계약서를 구성할 때 [결제] 탭에서 납부 타입, 청구일, 납부 기한, 연체료 등을 설정할 수 있는데요. 해당 설정에 맞춰서 자동으로 청구서가 계약자의 메일로 전달됩니다.

공간을 관리하는 담당자가 매월 청구 내용을 확인해 별도의 인보이스를 만들어 안내할 준비를 하는 일련의 업무가 자동으로 진행되어 청구 업무에 대한 부담을 크게 줄일 수 있습니다.

 

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2. 청구서 결제 지연 확인 ☑️

청구서를 전달하고 나면, 청구서 관리 담당자들이 매번 신경 써야 하는 것이 있죠. 계약자 혹은 입주사가 언제 결제를 했는지, 혹시 결제가 지연되고 있는 것은 아닌지 결제 내역을 들여다보면서 확인해야 하죠. 결제 내역과 청구 내역을 확인하면서 납부 기한이 지났음에도 미납인 경우에는 연체료를 부과해서 다시 청구서를 만들어야 하는 번거로움도 있었습니다.

가젯에서는 청구서의 결제 상태를 확인할 수 있어요. 발행된 청구서가 지금 결제가 되었는지, 결제가 되었다면 언제 무슨 결제수단으로 되었는지도 확인할 수 있죠. 가젯 앱에서 청구서를 결제하시는 분들이 많아지면서 미납 관리가 점점 더 수월해지고 있어요. 특히, 납부 기한 내에 결제가 완료되지 않으면 자동으로 연체료가 부과된 청구서가 발행되어서 관리 담당자로서 신경 쓸 부분이 꽤 많이 줄어들어 다른 업무에 더 집중할 수 있습니다.

 

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3. 결제 증빙 발행 📤

매월 10일은 전월의 증빙 발행을 마무리해야 하는 날이죠. 가젯은 매월 9일에 전월에 발행된 청구서의 결제 내역을 토대로 세금계산서를 자동으로 발행합니다. 계약서를 작성할 때 기재한 입주사 정보에 따라 세금계산서가 자동으로 발행됩니다. 가젯에서의 세금계산서 자동 발행은 8일까지 증빙 발행이 되지 않은 결제 내역을 기반으로 진행되는 만큼, 현금영수증 발행이 필요한 경우 8일까지 발행하면 됩니다. 보통 현금영수증 발행은 결제 시점에 바로 요청하시는 경우가 많은 만큼, GARAGE 팀은 요청 받을 때마다 그때그때 현금영수증을 발행하고 있어요.

 

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4. 결제 증빙 수정 📝

계약서와 청구서, 그리고 결제 내역을 기반으로 세금계산서가 발행되었으나, 그럼에도 불구하고 가끔 수정해야하는 경우가 생기죠? 가젯에서는 증빙 수정도 간편합니다. 기재사항 착오정정, 공급가액 변동, 계약의 해제, 착오에 의한 이중발급 등 4가지 수정 사유 중 알맞은 사유를 선택하면 간편하게 증빙을 수정할 수 있습니다. 세금계산서 수정을 위해 발급된 세금계산서를 찾아 부(-) 발행을 하고, 새로운 세금계산서 발행을 위해 내용을 다시 입력하는 번거로운 과정은 이제 끝! 가젯에서 더 빠르고 실수 없이 세금계산서 수정을 진행할 수 있습니다. 

 

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공유 오피스 GARAGE를 책임지고 있는 운영팀 매니저들이 가젯을 사용하고 있는 방법을 조금 살펴보았는데, 도움이 되셨다면 좋겠네요!

이다음에는 '대관/대여'와 관련한 팁으로 돌아올게요! 

 

 

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