안녕하세요! 지랩스 사업팀 지애입니다 :)
더 쉬운 공간 운영을 위한 공간관리솔루션 가젯(gadjet)으로 공유오피스를 운영하고 있는 가라지(GARAGE) 매니저님들의 실업무 팁을 쏙쏙 뽑아서 가젯 이용자분들께 소개해드릴게요!
이 포스팅은 2022년 6월 기준으로 작성되었으며, 추후 변경되는 UI와 다를 수 있습니다.
가라지에서는 하루에도 몇 건씩 신규 계약이 생성되고, 기존 계약이 연장되는 것뿐만 아니라 아쉽게도 만료되는 계약도 발생합니다.
가라지 매니저들은 수많은 계약의 상태를 가젯으로 쉽게 관리하고 있는데요!
이제 처음 가젯을 이용하기 시작하는 분들 뿐만 아니라 이미 가라지를 전문가처럼 사용하고 계신 분들도 한 번 쓰-윽 읽어보시면 도움이 될 것 같은 팁을 모아 왔어요!
1. 가젯으로 계약서를 더 간편하게 만들고 쉽게 관리할 수 있어요.
가젯은 온라인 계약 기능을 제공하고 있습니다. 서면으로 계약을 진행할 경우 계약서를 두 장 프린트해 각각 서명하고 한 장 씩 나눠갖는 작업을 해야 하죠. 그리고 간혹 계약자 분이 계약서를 분실하셨다며 스캔본이 있다면 다시 프린트해달라고 요청 주시는 경우도 있고, 외부에서 필요하실 때 급히 계약서를 메일로 보내달라고 요청하실 때마다 파일을 찾아서 전달하는 작업을 해야 할 때도 발생하기도 하구요.
계약자분께 가젯 앱을 다운로드하시도록 요청드린 후, 바로 서명 요청을 앱으로 전달드리고 있는데요. 지점 매니저와 이용자가 계약 내용을 확인한 후 바로 계약 체결을 할 수 있어 실제 계약 완료율이 높아지는 효과도 있습니다.
가젯은 계약서를 기준으로 모든 기능이 작동하는 만큼 '계약서 관리'를 그만큼 더 철저하게 준비해두었습니다. 계약서를 요청하실 경우에도 현재 적용되고 있는 계약서를 바로 확인해 메일로 전달드릴 수 있습니다.
2. 운영사에서 제공하는 부가서비스를 계약서에 쉽게 추가할 수 있어요.
가젯에서는 미리 등록해둔 부가서비스를 계약서에 바로 추가할 수 있습니다. 정기적으로 사용할 수 있는 부가서비스의 종류와 가격을 별도로 외우거나 찾지 않아도 자동으로 계약서에 포함할 수 있어 편리합니다.
계약서에 기재되어 있는 이용 사항을 기반으로 청구서가 자동 생성되어서 부가서비스 이용료를 별도로 챙기지 않아도 된다는 점도 장점!
물론 입주사/이용자가 원하는 경우에는 가젯에서 일시적으로 사용할 수 있는 유료 서비스(퀵 및 우편 발송, 추가 주차 등)를 결제하고 이용할 수 있습니다. 이 부분은 계약서를 만들면서 다시 한번 짚어드리고 있어요.
3. 가젯이 계약 기간을 확인하고 이용자를 자동으로 챙겨줍니다.
운영팀 매니저가 매번 계약 종료 시점을 확인하고 입주사/이용자분들께 연장 여부를 하나하나 확인하지 않아도 됩니다! 가젯에 연장 확인 날짜를 지정해두면, 입주사/이용자분들께 연장 여부를 확인 요청하는 알람이 가거든요.
매니저가 먼저 문의하지 않아도 앱에서 먼저 계약 연장 혹은 종료를 결정해주시는 만큼, 더 편하게 생각해주시는 것 같아요. 운영팀 매니저들은 '연장 동의'로 변경해주신 입주사/이용자분들께 바로 연락드리면서 새로운 계약을 바로 생성할 수 있어 편리합니다.
계약 만료 시점이 도래하는데 계속 '미확인' 상태인 분들은 따로 찾아뵈어 상담을 하기도 하고, '종료'를 선택하신 분들은 퇴실 절차를 바로 시작하실 수 있도록 지원드리는 것은 물론, 바로 공실 시작 기간까지 가늠할 수 있어 다음 입주를 바로 준비할 수 있기도 합니다.
공유 오피스 GARAGE를 책임지고 있는 운영팀 매니저들이 가젯을 사용하고 있는 방법을 조금 살펴보았는데, 도움이 되셨다면 좋겠네요!
이다음에는 '증빙'과 관련한 팁으로 돌아올게요!
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