GARAGE 팀의 gadjet 활용 팁 4 - [HARD] 첫단추가 가장 중요한 공간 관리

 

 

안녕하세요! 지랩스 사업팀 지애입니다 :)

더 쉬운 공간 운영을 위한 공간관리솔루션 가젯(gadjet)으로 공유 오피스를 운영하고 있는 공유 오피스 가라지(GARAGE) 매니저님들의 실제 업무 팁을 쏙쏙 뽑아서 가젯 이용자분들께 소개해드릴게요!

 

---

 

가젯의 모든 기능은 [공간]을 기준으로 작동됩니다.

가젯에 지점을 만들고 나면 가장 먼저 해야 하는 일은 바로 [공간]을 등록하는 일인데요!

공간이 있어야 계약도 만들어지고 청구서도 발행할 수 있기 때문입니다. [공간] 정보는 특성상 맨 처음 지점 정보를 설정할 때 등록한 이후에는 공간 확장 등의 이유가 아니라면 잘 수정되지 않는 만큼 첫 단추를 잘 꿰는 것이 중요합니다.

1. 공간 관리는 [공간 유형]을 등록하는 것으로 시작합니다.  

공간 유형은 제공하는 서비스의 '카테고리'입니다. GARAGE의 경우 멤버십을 기준으로 공간 유형을 등록하고 있습니다.

지점에 따라 조금씩 차이는 있지만 스튜디오(독립 사무실), 지정석, 스튜디오M(독서실형 지정석), 이지플랜(전지점 라운지 이용권), 스타터(비상주)를 공간 유형으로 등록해 활용하고 있습니다.  

 

Tip 1: 공간 등록이 모두 완료되어야 가젯의 [계약] 기능을 사용할 수 있어요

Tip 2: 비상주로 공간 유형을 설정할 경우 공간의 '공실률' 관리에 포함되지 않아요

 

---

2.  실제 공간 구성과 운영 방향을 확인하면서 공간을 추가하세요

공간을 추가하는 방법은 두 가지가 있습니다. 템플릿으로 한 번에 업로드하는 방법과 공간을 하나씩 따로 추가하는 방법으로 나뉩니다.

신규 지점을 설정할 때에는 템플릿으로 한 번에 업로드하는 것을 추천드려요. 공간의 이름, 이용료, 수용인원, 면적, 공간 유형을 엑셀에 간단히 입력하고 업로드하면 빠르게 끝낼 수 있습니다. 필요하다면 각 공간의 구분을 위한 별도의 이미지도 업로드할 수 있습니다. 

GARAGE 팀은 최초 1회 등록 이후에는 되도록 수정하지 않도록 신중에 신중을 기해 등록하고 있습니다. 아무래도 계약서를 작성할 때 자동으로 불러오는 정보이다보니 두 번 세 번 확인하면서 챙기게 됩니다. 

 

Tip: 공간유형에 등록한 것과 동일하게 입력해주셔야 템플릿 업로드가 정상적으로 진행됩니다.

 

---

3. 운영 정책에 따라 더 세부적으로 공간을 운영하세요 

이용자의 요청에 의해 공간을 결합해 계약을 하거나, 변형된 형태의 계약이 필요할 수도 있죠.

가라지는 공간 결합 형태로 이용을 원하시는 경우 계약서에 해당하는 공간을 추가하는 방식으로 운영하고 있습니다. 

가젯은 발생할 수 있는 운영 상황에 유연하게 대처할 수 있도록 구성됐습니다. 한 개의 계약에 2개 이상의 공간을 추가할 수도 있고, 새로운 공간을 등록해 4+5인실, 3+4인실 등의 형태로 이용할 수도 있습니다.

 

Tip: 가젯은 '유연한 기능'을 목표로 개선되고 있습니다. 운영사의 정책에 따라 자유롭게 서비스를 운영하세요.

 

 

---

 

공유 오피스 GARAGE를 책임지고 있는 운영팀 매니저들이 가젯을 사용하고 있는 방법을 조금 살펴보았는데, 도움이 되셨다면 좋겠네요!

이다음에는 '입주사 관리'와 관련한 팁으로 돌아올게요!